Müəssisədə hər hansı dəyişiklik üçün xərclənən büdcələr müqayisə olunarsa, sistemləşmə, rəqəmsallaşma və ya ERP tətbiqi büdcəsi – seçimdən başlayaraq layihə tətbiqinə qədər xətaya yol verilməməsi lazım olan bir yatırımdır. Yəni, doğru bir ERP partnyorla yola çıxılarsa, qısa müddətdə, həm bu yatırımın gətirisini geri almış olarıq, həm də müəssisədə effektivlik, gəlirlilik, optimallaşdırma, müştəri məmnuniyyəti, xərcələrin azalması və s. kimi faydaları əldə edərik.


ERP kimi rəqəmsallaşma layihələri şirkətin uzunmüddətli ehtiyaclarını qarşılamaq üçün edilən yatırımlardır. Ona görə də bir seçim etmədən müəssənin gələcəkdəki ehtiyaclarını və imkanlarını nəzərə almaq lazımdır. Alacağınız ERP-nin təkcə bugünkü deyil, eyni zamanda gələcəkdəki iş yükünü, planlamanızı, sturukturunuzu, biznes proseslərinizi idarə etməyə uyğun sistem olmalıdır. Bu seçdiyiniz sistemin tətbiqini asanlaşdıracaq və istifadə müddətini artıracaqdır.


Bəs ERP nədir və niyə lazımdır?


Bütövlükdə bir müəssisədə bütün proseslərin və məlumatların vahid mərkəzdən bir-biri ilə əlaqəli şəkildə qeydiyyat, planlama və nəzarət edilməsini təmin edən sistemə və ya proqrama ERP (Enterprise Resource Planning) deyirik.


Müasir dövrdə ERP artıq sadəcə iş yükü və maliyyə resurslarını idarə edən bir sistem kimi dəyərləndirilməməlidir. Müəssisədə prosesləri sifarişdən başlayıb qaimə kəsimində bitirən klassik ERP sitemləri artıq günümüzdəki ehtiyacları qarşılamır. Artıq rəhbərlər sifarişdən öncəki və qaimə kəsimindən sonrakı prosesləri də qeydiyyata almaq və ölçmək istəyir. Həmçinin, bura 3-cü partiya sistemlərin inteqrasiyası da daxildir. Elektron hökümət, vergi və bank sistemləri və s.


Günümüzdə 15-20-dən çox əməkdaşı, müəyyən bir idarəetmə sturukturu olan, satış, xidmət, distribüsiya və ya istehsalatla məşğul olan şirkətlərində ERP sistem tətbiq etmək az qala məcburiyyət halına gəlib. ERP-də şirkətin ayrı-ayrı bölmələri tək bir nöqtədə birləşir. Müəssisənin bütün məlumatları qeyd edilə bilir, prosesləri və iş axını idarə edilə bilir və məlumatlar bir mərkəzdə toplanır. ERP sistemləri sayəsində sifarişdən satınalmaya, anbara, istehsala, satış və marketinqə və müştəri əlaqələrinə qədər strateji qərarlarınıza kömək edən dəyərləndirmələr edə bilərsiniz.


ERP sistem tətbiq etmək üçün əlavə bir neçə səbəb:


- Ayrı-ayrı şöbələrdə müxtəlif sistemlər istifadə etmək;


- Bu sistemləri ayrı şirkətlərlə və yüksək xərclərlə təkmilləşdirmək;


- Sistemləriniz lazımi funksionallığa sahib olmaması;


- Şöbələr arası rəqəmsal əlaqənin olmaması və ortaq məlumatların vahid mərkəzdən idarə oluna bilməməsi;


- Xidmətin əlçatan olmaması;


- Əlavə sistemlərlə inteqrasiya edə bilməmək;


- Sistemin qanunvericiliyə uyğun olmaması və s.


Ehtiyacları əsas alaraq aşağıdakı bir neçə addım sizə ERP seçim prosesini idarə etmək və işinizi asanlaşdırmaq üçün ümumi və faydalı bir istiqamət qazandıracaq:


1. ERP sisteminə keçid qərarının verilməsi


Öncəliklə müəssisədə ERP tətbiqi üçün ilkin qərar verilməlidir. Rəhbərliyin fikirləri alınmalı və təsdiq olunmalı, uyğun bir büdcə ayrılmalı və layihə üçün vaxt planlaması edilməlidir. Adətən ERP tətbiqi üçün qısa müddət təxmin edilir. Şirkətlərdə ERP tətbiq müddəti şirkətinizin böyüklüyündən aslı olaraq 4-12 ay arası dəyişə bilər.


2. Ehtiyac və tələblərin formalaşması


  • Mövcud durumun öyrənilməsi
  • Tələblərin formalaşması
  • Əksikliklər və istənilən əlavələr
  • Problemler – hansı məsələni həll etmək istəyirik?
  • Kriteriyaların təyini ve ehtiyaclara öncəlik (misal: istifadəçi rahatlığı, fərqli dillərdə istifadə imkanı, müxtəlif nöqtələrdən işləyə bilməsi və s.)
  • Sektora, eləcə də müəssisəyə özəl funksionallıq
  • ERP şirkətin bütün fəaliyyətinə təsir edən bir sistemdir. Buna görə idarəetmə komandası daxil bütün şöbə ve departamentlərinizlə birlikdə işləyərək ERP üçün ehtiyaclarınızı bir texniki tapşırıq formasına gətirin.
  • Mövcud vəziyyətdə işlər necə görülür, çatışmazlıqlar nələrdir? Nələr tələb olunur? Gələcəkdə prosesləri necə görürsünüz? Müəssisənin proseslərin idarəolunması baxımından zəif tərəflərini yazın.
  • Ehtiyacların siyahısını formalaşdırın. ERP tətbiqi ilə nələrə nail olmaq istədiyinizi sıralayın. Bu sualların cavablarını ümumi şirkət srategiyasına uyğunlaşdırın.
  • Formalaşan siyahıda prioritetləri təyin edin və ERP tətbiq şirkətlərini dəyərləndirmək üçün kriteriyalar formalaşdırın.

Misal üçün: İstifadəçi rahatlığı, dil seçimi, əsnəklik (flexibility), tətbiq xərcləri, tətbiq sonrası xidmət xərcləri, sektora və müəssisəyə özəl funksionallıq və s.


3. Tətbiqçi şirkətlərin araşdırılması


Yuxarıdakı addımda sizin ERP-dən tələbləriniz artıq formalaşıb. Və sizin üçün önəmli olan məsələləri qeyd etmisiniz. Bəs sizin bu tələblərə və kriteriyalara cavab vermək üçün seçəcəyiniz partnyor şirkətiniz hansıdır? İlkin mərhələdə təxminən 5-8 şirkətdən təkliflər alacaqsınız.


Növbəti mərhələdə məqsəd qarşılıqlı görüşə biləcəyiniz 2-3 şirkəti seçməkdir. Bunun üçün 2-ci addımda formalaşdırdığınız kriteriyaları tətbiq edin. Burada bir neçə təyin edici faktor var:


3.1. Sektora uyğunluq


Ümumi standart ERP-lər şirkətinizə uyğun olmaya bilər. Sektora və şirkətə özəl funksionallıqlar demək olar ki, hər şirkət üçün olmazsa olmazlardan biridir. Misal üçün: Əgər sizin məhsullar bir neçə fazalı istehsal prosesindən keçirsə və satış komandası vaxtında sifarişin hansı fazada olduğunu bilmək və ehtiyaca görə müştərisini məlumatlandırmaq istəyirsə, sisteminiz buna uyğun olmalıdır.


3.2. Böyüyə bilən və çevik sistemlər


Mövcud prosesləriniz zamanla dəyişilə və genişlənə bilər. Seçəcəyiniz ERP sistemin standart funksionallığına əlavələr edilə bilməlidir. Bu əlavələr sürətli tətbiq oluna bilməli, şirkətin mövcud işlərini pozmamalı və istifadəçi rahatlığını təmin etməlidir.


3.3. İstifadəçi rahatlığı


Hər istifadəçinin (departamentin) öz məlumatına girişi olmalıdır. ERP sisteminiz buna uyğunlaşdırıla bilməlidir. İstifadəçilərə ehtiyac olduğu təqdirdə əməliyyat və məlumat səviyyəsində səlahiyyətlər təyin oluna bilməlidir. Yaxşı ERP doğru məlumatı doğru zamanda doğru adama doğru interfeyslə verə bilən, istifadəçiyə bir klik qədər yaxın olan sistemdir.


3.4. Doğru investisiya


Hansı ERP sistemlərinin uzun intervalda istifadə oluna bilməsini araşdırın. Seçəcəyiniz şirkət uyğun tətbiq və konsultasiya verən, gələcəkdə tələbinizə uyğun həllər təklif edən, öz sahəsində yenilikçi fəaliyyəti olan şirkət olmalıdır. Tətbiqçi şirkətin beynəlxalq təcrübəsi varmı? Eyni zamanda lokal proseslərə uyğunluqları təmin edirmi? Dayanıqlı şirkət olması, servis xidmətinin olması, sistemin hər hansı bir digər ölkədən gətirilməsi və ya bir şəxsə, komandaya bağlı qalması faktoruna diqqət yetirin.


3.5. Əlavə tətbiq və satış sonrası xidmət xərcləri


Bir çox şirkət ERP tətbiqinə edilən ilkin investisiyanı əsas alaraq sonrakı xərcləri nəzərə almır. Halbuki sistemin müəssisədəki istifadə müddəti bir başa sonrakı xərclərdən asılıdır. Bura əlavə funksionallığın tətbiqi, yenilənən struktur və proseslərə görə sistemdə dəyişiklik, qanunvericiliyə uyğun yenilənmələr, 3-cü partiya sistemlərlə inteqrasiya, əlavə təlimlər və s. daxildir. Bu səbəbdən seçim prosesində bu detallara fikir verilməlidir.


4. Potensial partnyorların seçim prosesi və təqdimat tələbi


Ən uyğun bildiyiniz şirkətləri dəvət edərək vacib istifadəçilərinizin bu görüşlərdə iştirak etməsini təmin edin. Onlara şirkət haqqında məlumat verin. Proseslərinizi izah edin, istehsal sahələrinizi göstərin. Sistemləşmə ilə əlaqəli hədəflərinizi, strategiyanızı danışın. İlk görüşdən və detallı tanışlıqdan sonra tətbiqçi şirkət sizin şirkətə xas proseslərə uyğun proqramın demo təqdimatını edə bilər. Bununla siz tətbiqçi şirkətin sizin proseslərin nə qədərini doğru anladığını, təqdimata necə hazırlaşdığını və təqdim etdikləri ERP-nin sizin şirkətinizə uyğunluğunu ölçə biləcəksiniz. Şirkətlərdən layihəni hansı əməkdaşlarla işləyəcəyini, tətbiq prosesini, yol xəritəsini, tətbiqdən sonrakı mərhələni də soruşa bilərsiniz. Strukturunuza bağlı olan şöbə və departament rəhbərlərini də bu təqdimata dəvət edin. Növbəti mərhələdən sonra 2-ci addımda formalaşan kriteriyalara görə şirkətləri seçə bilərsiniz.


Tətbiqçi şirkətlərlə görüş üçün hazırlıq siyahısı:


  • İştirakçıların siyahısını hazırlayın. Bu siyahıya şöbə rəhbərləri, menecerlər və əlaqəli koordinatorlar daxil ola bilər;
  • Ehtiyacları və onların prioritetlərini təyin edin;
  • Şirkət içi istifadə olunan sənəd şablonlarını və formalarını nünunə kimi təqdim edin;
  • Şirkətin təqdimatını edin;
  • İstehsal prosesinizi göstərin;
  • Cari istifadə etdiyiniz (varsa) sistemi, proqramı göstərin;
  • Tələblərinizi yazılı olaraq bildirin

5. Təklif


İşləyişlə və ilkin funksionallıqla bağlı suallarınıza artıq cavab tapmısınız. Artıq şirkətlərdən sizə uyğun təklifləri tələb edə bilərsiniz. Son olaraq ERP tətbiq şirkətlərinin təklifləri arasındalı fərqi müqayisə edin. ERP həllərinin ilkin tətbiq xərclərinin aşağı olması sizi həyəcanlandırmamalı və qiymətlərin baha olması da sizi təəccübləndirməməlidir. Vacib məsələ layihə tətbiq və sonrakı xidmət xərclərinin ümumilikdə uyğun olmasıdır. Bunları əsas alaraq ERP tətbiq təklifi, sonrakı servis xidməti xərcləri, əlavə lisenziya xərcləri ümumi olaraq nəzərə alınmalıdır. Sizin ERP sisteminiz şirkətinizlə birlikdə böyüyə bilməlidir. Proseslər yeniləndikcə, təkmilləşdikcə bu ERP sisteminizdə də öz əksini tapmalıdır.


6. Referanslar və qərar


Son qərarı vermədən öncə təkliflərini seçdiyiniz bir neçə şirkətdən referanslar tələb edərək onlardan müstəqil fikirlər ala bilərsiniz. Sadəcə proqram təminatı ERP tətbiq layihəsinin uğurlu olması üçün kifayət deyil. Xidmət forması və keyfiyyəti də kritik faktorlardan biridir. Detallı çalışmanın nəticəsini görmə mərhələsinə gəlmisiniz. Seçim prosesində hansı titizliklə çalışsanız, şirkətlərin təklifləri də o qədər detallı və şəffaf olacaq. Və səhv qərar vermə riskiniz də o qədər aşağı olacaq.


7. Yekun


Layihənin baş tutması üçün önünüzdə uzun bir yol var. ERP-nin tətbiqi şirkətinizdə xeyli dəyişikliklərə səbəb olacaq. Bu prosesdə bütün çalışanların məsuliyyəti formalaşacaq. Buna görə də tətbiq partnyorunuz təcrübədən keçmiş bir metodla təyin olunmuş büdcə və zaman intervalında sizi hədəfə çatdırmalıdır. Eyni zamanda mövcud iş axınlarınız analizi etməli, yenilənmə ehtiyacı olanlar yenilənməli və optimallaşdırılmalıdır.